Arşiv, güncelliğini yitirmiş ama saklanması gereken belgelerin düzenli biçimde tutulduğu yerdir. Fransızca archives biçiminden gelir.
Kelimenin anlamları
1. Yer — belgelerin saklandığı bölüm ya da kurum. 2. Belgelerin kendisi — "kurumun arşivi" derken belge topluluğu anlaşılır. 3. Dijital arşiv — sayısal ortamda tutulan kayıtlar.
Arşiv ve kütüphane
İkisi sık karıştırılır. Kütüphane çoğaltılmış yayınları toplar; bir kitap kaybolsa başka nüshası bulunur. Arşivde ise çoğunlukla tek nüsha belgeler vardır: bir tapu kaydı, bir mektup, bir plan. Bu yüzden arşivde koruma kuralları çok daha katıdır ve belgeler ödünç verilmez.
Cümle içinde kullanımı
- Gazetenin arşivinden elli yıl öncesine ait bir sayı çıkarıldı.
- Arşiv odasının nemi sürekli ölçülüyordu.
- Dijital arşive geçiş üç yıl sürdü.
- Belgeyi bulmak için arşivde uzun süre çalıştı.
- Fotoğraf arşivi bağışla bir vakfa devredildi.
Arşivde düzen neden önemli
Arşivin değeri saklamakta değil, GERİ BULABİLMEKTE'dir. Sıralama düzeni, katalog ve künye bilgisi olmayan bir belge yığını pratikte kayıptır. Bu yüzden arşivcilik, belgeyi yerleştirmeden önce nasıl aranacağını planlar.
Yakın anlamlı kelimeler
Belge deposu, dosya ve koleksiyon yakın kavramlardır. Koleksiyon biriktirmeyi vurgular, arşiv ise düzeni ve erişimi.
Akılda kalan bir ayrıntı
Dijital arşivin en büyük sorunu yer değil, BİÇİMDİR. Kâğıt beş yüz yıl sonra da okunur; oysa yirmi yıl önceki bir dosya biçimini açacak yazılım bugün bulunmayabilir. Bu yüzden dijital arşivler belgeleri belirli aralıklarla yeni biçimlere taşır.